英文請款與付款溝通指南：Net 30 起算日、催款信與 invoice 必載欄位

跨國請款最麻煩的不是金額，是用詞。你寫 Please pay the bill，對方回 Which invoice number；你以為 Net 30 是交貨後三十天，對方以為是收到發票後三十天，帳期就這樣差了一個禮拜。

這篇把請款與收款會用到的英文一次講清楚，每個定義都標明出處，避免你學到網路上互相抄襲的錯誤版本。

Invoice、Receipt、Bill、Statement 到底差在哪？

最乾淨的官方對照來自澳洲政府的企業指引：

An invoice tells the customer what they owe before they pay. A receipt shows what the customer paid for after the sale.

換句話說，invoice 是付款前的請求，receipt 是付款後的憑證，時間點正好相反。

至於 bill 和 invoice 的差別，網路上流傳一個說法：「你寄出去的叫 invoice，你收到的叫 bill。」這個說法查不到權威依據，只能當成使用慣例，不能當定義。事實上加拿大的稅法把 bill 直接納入 invoice 的定義範圍，英國政府的官方頁面也直接把 invoice 稱作 a bill。真正安全的做法是：正式文件一律用 invoice，口語才用 bill。

Statement 則是另一回事，它是一段期間內所有交易與餘額的彙總，不是單筆請款。所以當對方說 Could you send me a statement，他要的不是某一張發票，而是整個帳戶的往來明細。

付款條件怎麼讀？Net 30 的陷阱在起算日

先講最重要的一件事：Net 30 不等於「交貨後 30 天」。起算日依合約與法域而異：

所以正確的說法是：Net 30 表示自約定起算日起 30 個日曆日內付清全額。實務上你應該在信裡直接寫明，例如 Payment is due within 30 calendar days of the invoice date，把爭議掐掉。

2/10 Net 30 是什麼意思？

這是附早付折扣的條件。依開放教科書 OpenStax 的說明，客戶自發票日起 10 天內付款可享 2% 折扣，否則 30 天內付清全額。美國聯邦法規進一步明定，折扣期間是從供應商在發票上載明的日期起算。

書面上有兩種寫法並存：教科書多寫 2/10, n/30，商業文件多寫 2/10 net 30。口語上業界慣讀作 two ten, net thirty，不過這個讀法查不到權威來源，只是慣用。

其他常見付款方式

以下定義引自美國商務部國際貿易署的官方付款方式說明：

• Cash-in-advance：出口商最安全的方式，買方在出貨前支付全額或相當比例的款項。
• Letter of Credit（L/C）：銀行代買方承諾，只要賣方符合信用狀所載條件即付款。
• Open account：貨物先出、款項後付，國際交易上通常是 30、60 或 90 天——這正是 Net 30／60／90 在跨國語境下的官方對應說法。

還有一個常被誤譯的 COD。中文習慣講「貨到付現」，但美國郵政的官方名稱是 Collect on Delivery（代收），而且明文規定收件人可以用現金、個人支票或匯票支付，不是只能付現。跟外國客戶談 COD 時把這點講清楚，可以避免現場才發現付款方式對不上。

一張合格的英文 invoice 要寫哪些欄位？

英國政府列出的法定必載事項可以直接當檢查表：

• 唯一識別編號（a unique identification number）
• 貴公司名稱、地址與聯絡方式
• 客戶的公司名稱與地址
• 清楚的收費項目描述
• 商品或服務的供應日期（supply date）
• 發票日期（date of the invoice）
• 各項金額與適用的 VAT 金額
• 應付總額

特別留意 supply date 與 invoice date 是兩個不同欄位，這正好呼應前面講的起算日爭議——把兩個日期都寫清楚，付款期限就沒有模糊空間。

PO 是什麼法律性質？為什麼要三方核對？

採購單（Purchase Order）不只是一張表。依美國聯邦採購規則 FAR 13.004 的定義：

The order is an offer by the Government to the supplier to buy certain supplies or services upon specified terms and conditions.

也就是說 PO 在法律上是一項要約（offer），而報價單（quotation）不是。這個差別在英文往來中很關鍵：對方說 Please send us a quotation，跟 Please issue a PO，承諾程度完全不同。

至於三方核對（three-way matching），美國審計總署的官方文件把它列為必要作業，指的是核對這三份文件：採購承諾、收貨報告、以及收到的發票。在英文會議上你可以說 We’re still waiting on the receiving report to complete the three-way match，對方立刻知道卡在哪。

催款信怎麼寫才不失禮又有效？

催款的語氣要分階段，一開始就強硬會傷關係，太客氣又收不到錢。建議這樣分：

1. 到期前提醒（友善）：Just a friendly reminder that invoice INV-2043 is due on 15 August. / Please let us know if you need anything from our side to process it.
2. 剛逾期（中性、給台階）: Our records show that invoice INV-2043 remains outstanding as of today. If payment has already been arranged, please disregard this message.
3. 逾期一段時間（明確要求）: Invoice INV-2043 is now 30 days past due. Could you confirm the expected payment date by this Friday?
4. 升級處理（正式）: As the invoice remains unpaid, we will need to place further shipments on hold until the balance is settled.

幾個好用的中性詞：outstanding（未結清）比 unpaid 中性、past due（逾期）比 late 專業、settle the balance（結清餘額）比 pay the money 得體。另外避免用 please kindly 這種堆疊敬語，英文的禮貌來自給對方台階與選項，不是疊字。

英式與美式用語不同，別以為對方寫錯

收到英國客戶的財報，看到 Debtors 和 Creditors 不要以為是誤植。英國 2008 年的公司會計法規附表明訂的法定資產負債表格式，用的就是這些字：

順帶一提，IAS 1 第 54 段列出的法定最低項目用的是 trade and other receivables 與 trade and other payables，而不是 accounts receivable。日常口語講 AR／AP 沒問題，但正式報表用語要跟著準則走。

更多科目對照與報表英文，見英文財報怎麼讀怎麼講；整體架構回到財會英文完整指南。書信寫作的通用原則可參考英文商務文書寫作指南。