同事離職要通知海外客戶怎麼寫？交接英文信範本與五種情境

週五下午，負責三家歐洲客戶的業務遞了辭呈，預計月底離開。業務經理第一個念頭不是補人，而是：「這三家客戶要怎麼講？」他打開信箱，寫了一句 Mark will leave our company at the end of this month，然後就卡住了。

這封信很短，卻是客戶關係最容易出狀況的時刻。客戶收到離職通知時，心裡想的不是祝福，而是三個問題：誰接手、進行中的事會不會斷、合作條件會不會變。信裡沒回答這三題，客戶就會自己去想答案，而自己想的通常是最壞的版本。

這篇整理同事離職時，怎麼用英文通知海外客戶、怎麼安排交接，附五種常見情境的英文範本。內容適用於業務、客服、專案窗口等所有直接面對海外客戶的職務。

本文重點

• 離職通知客戶的英文信，重點不是告別，而是讓客戶確定「誰接手、事情不會斷」
• 寄信的順序很重要：先確定接手人、內部對齊，再由離職者與接手人共同署名寄出
• 一封合格的交接信有五個段落，缺了接手人介紹與進行中事項，客戶就會不安
• 客戶問「為什麼離職」、案子還在談、接手人還沒到位，都有對應的英文說法
• 人走了，客戶關係不能跟著走，交接信只是第一步，接手人前 30 天的跟進才是關鍵

想把離職交接做成制度而不是每次臨時處理，可以先下載 HR 企業留才攻略，裡面有留任風險評估表與交接檢核清單，能直接套用到自家流程。

為什麼離職通知客戶不能只寫一句 X is leaving？

因為客戶在意的不是誰要走，而是自己的訂單、專案和服務會不會受影響。只寫一句誰要離開，等於把最大的不確定丟給客戶自己處理。

很多台灣同仁寫這種信時，習慣先寫一大段感謝與道別，最後才帶到接手人，有時甚至忘了寫。對海外客戶來說，這種信讀起來像是「我們內部有狀況」。把交接講清楚的英文表達其實可以練出來，想先了解團隊目前的英文溝通程度，先幫團隊做一次免費的員工英語程度健檢，看看哪些職務最需要補強。

客戶收到離職通知時最擔心什麼？

三件事：接手的人懂不懂我的案子、進行中的事會不會延誤、之前談好的條件還算不算數。一封好的交接信要把這三題都先回答掉。

特別是第三點常被忽略。業務離職時，客戶最怕的是之前口頭答應的交期、價格或特殊安排，換了人就不認了。信裡主動寫一句「先前的承諾都會延續」，比任何道別的話都能讓客戶安心。

為什麼主管與 HR 也要在意這封信？

因為人離職的成本已經很高，客戶再跟著流失，損失會直接翻倍。這不只是業務部門的事。

依 Gallup 2019 年的分析，替換一位員工的成本約為該員工年薪的二分之一到兩倍；同一份分析也指出，52% 自願離職的員工認為，主管或公司原本可以做些什麼來留住他們。人已經留不住的時候，至少要把他負責的客戶留住，而交接信是這件事的第一步。

離職交接信該由誰寄、什麼時候寄？

由離職者與接手人共同署名，在確定接手人之後、離職日前至少兩週寄出。太早寄會讓客戶覺得還沒安排好，太晚寄則來不及交接。

順序搞反是最常見的問題：同仁私下先跟熟識的客戶說了，公司的正式通知才晚好幾天到，客戶會覺得被蒙在鼓裡。要讓主管有能力處理這類對外溝通，預約一次免費專家諮詢，可以一起討論主管與窗口的英文溝通訓練怎麼安排。

1. 確定接手人：在寄任何信之前，先決定誰接、接哪些客戶、哪些案子
2. 內部對齊：離職者把每家客戶的進行中事項、特殊條件、聯絡習慣寫成一頁交接表
3. 約定對外口徑：統一說法，特別是客戶問到離職原因時怎麼回
4. 共同寄出通知：離職者寄出，接手人與主管放在副本，並在信中直接介紹接手人
5. 接手人主動跟進：通知寄出後三個工作天內，接手人另外寄一封信或約一次視訊

第五步常被省略。客戶真正放心，不是因為收到通知信，而是因為接手的人很快就主動聯絡了。

這個題目如果想看得更完整，可以看這篇：同事離職後，事情全落在留下來的人身上？HR 要在兩週內做完的三件補位動作

一封合格的離職交接信要寫哪五段？

宣布、介紹接手人、說明進行中事項、承諾延續、感謝與聯絡方式，依序五段。每段兩三句就夠，整封信不要超過一個螢幕，客戶在手機上也能一次讀完。

下面每一段都附可以直接套用的英文句型。寫的時候，把客戶名稱與案子換成真實內容即可，盡量具體，不要用萬用句帶過。

第一段：開門見山宣布離職與日期

第一句就講清楚誰、哪一天離開，不要用一大段鋪陳。客戶讀信的第一個問題就是「發生什麼事」。

• I’m writing to let you know that I will be leaving the company on November 28.
• I wanted to inform you personally that my last day at the company will be November 28.

第二段：介紹接手人，並說明他為什麼適合

不只寫名字，要寫他的背景，以及他已經熟悉這個案子到什麼程度。這一段是整封信最重要的部分。

• From December 1, Amy Chen will be your main point of contact. Amy has been working with me on your account since June.
• Amy has already reviewed all open orders and will join our next call on November 20.

第三段：列出進行中的事項與時程

把客戶最在意的那一兩件事點名出來，並寫清楚接下來誰負責。用條列比用段落清楚。

• The current order of 5,000 units is on track for shipment on December 10.
• The quotation for 2027 is still under review. Amy will send the final version by November 25.

第四段：承諾先前的約定都會延續

一句話就夠，但一定要有。這句話直接回答客戶心裡那個最不好意思問的問題。

• All terms we have agreed on, including pricing and delivery schedules, will remain the same.
• Nothing will change in how we support your team.

第五段：感謝與接手人的聯絡方式

感謝放在最後，簡短真誠即可，接著附上接手人的完整聯絡資訊。不要讓客戶還得回信問要找誰。

• It has been a pleasure working with you over the past three years. Thank you for your trust.
• You can reach Amy at amy.chen@company.com or +886 2 1234 5678.

五種常見情境，英文怎麼寫？

標準交接之外，最常遇到的是客戶追問原因、案子還在談、接手人還沒到位、客戶寄來離職信要回、以及主管代為通知。每一種的重點不同，不要用同一封範本套。

以下五種情境各附兩三句關鍵句型。真正難的不是背句子，是在客戶回信追問時能不能接得住，這需要實際演練。想讓窗口同仁練到能即時應對，免費申請 30 天企業培訓體驗，用真實的往來信件當練習素材。

情境一：客戶問「為什麼要離職？」

簡短、正面、不解釋細節，然後把話題拉回交接。不需要說謊，也不需要交代私事。

• I’ve decided to take on a new challenge in a different field.
• It’s a personal career decision. What matters most to me is making sure the handover goes smoothly.

千萬不要在信裡抱怨公司或主管。客戶會把這封信轉給他的主管看，任何負面字眼都會讓對方懷疑合作的穩定性。

情境二：報價或合約還在談，人就要走了

主動說明談到哪裡、哪些已經確認、哪些還沒，並讓接手人加入下一次討論。客戶最怕前面談的都要重來。

• We have agreed on the unit price. The payment terms are still open, and Amy will continue the discussion with you.
• I’ve shared all our previous emails and meeting notes with Amy, so you won’t need to repeat anything.

情境三：接手人還沒確定或還沒到職

誠實說明，並給一個暫時的窗口與確定的時間點。空窗期最忌諱的是讓客戶不知道該找誰。

• A new account manager will join in early January. Until then, my manager, David Lin, will be your contact.
• I will introduce the new account manager to you by email as soon as the arrangement is confirmed.

情境四：客戶那邊的窗口離職，寄信來通知

回信要謝謝對方、祝福對方，並主動向新窗口自我介紹、約一次會面。這是建立新關係最好的時機。

• Thank you for letting us know, and congratulations on your next step.
• We look forward to working with Jason. Could we set up a short call next week to introduce our team?

情境五：同仁已經離開，由主管代為通知

主管寫信時要說明安排，但不必解釋人為什麼突然離開。重點仍然是讓客戶知道服務不會中斷。

• I’d like to let you know that Mark has left the company. I will personally oversee your account during the transition.
• Amy, who has supported your projects since June, will take over from next week.

寄出前要檢查哪些地方？

六個檢查點，寄出前花三分鐘確認，可以避免大部分後續的麻煩。建議做成團隊共用的檢查清單。

這份清單的重點不在英文文法，而在資訊有沒有完整。一封文法完美但漏寫接手人電話的信，對客戶來說一樣沒用。需要一份可以放進內部交接流程的清單，了解服務細節的時候可以請顧問一起看。

• 接手人姓名與聯絡方式有沒有完整寫出
• 離職日期與接手日期是否一致，中間有沒有空窗
• 進行中的事項有沒有點名，時程是否與內部紀錄相符
• 先前的承諾有沒有一句延續的保證
• 副本名單是否包含接手人與主管
• 語氣有沒有任何可能被解讀成負面的字眼

台灣同仁最常犯的四個錯誤是什麼？

這四個錯誤都不是文法問題，是中文思考直接翻成英文造成的。改掉之後，信的可信度會差很多。

這些錯誤之所以普遍，是因為大家都是照著中文的禮貌習慣在寫。中文信件重視鋪陳與客套，英文商業信件則重視先講重點。兩種邏輯不同，練習的方向也不同。

錯誤一：先寫一大段感謝，最後才講重點

英文讀者讀到第三行還不知道發生什麼事，就會開始不安。把宣布放在第一句，感謝放在最後。

錯誤二：用 I’m sorry to tell you 開頭

離職不是壞消息，用道歉開頭反而讓客戶覺得出了什麼事。改用 I’m writing to let you know 或 I wanted to inform you 這類中性說法。

中文習慣先說「不好意思通知您」，是一種客氣；英文直接翻成道歉，語意就變了。商業信件裡的道歉通常保留給真的出了差錯的時候，例如延誤或品質問題，平常的人事異動用中性語氣就好。

錯誤三：只寫 my colleague will help you

沒有名字、沒有職稱、沒有聯絡方式的接手人，等於沒有接手人。一定要寫全名，並說明他跟這個案子的關係。

客戶需要的不是「有人會處理」，而是「這個人我可以直接找」。寫上全名、職稱、他從什麼時候開始參與這個案子，客戶就能判斷接手人是否真的了解狀況，也比較願意在第一時間就聯絡他，而不是回頭找已經要離開的人。

錯誤四：私下先跟熟的客戶說

這不是英文問題，卻是最傷客戶關係的錯誤。客戶從別的管道先聽到消息，再收到公司的正式通知，會覺得公司處理得不夠周全。對外說法統一、時間一致，是主管該先管好的事。

實務上可以在同仁遞辭呈的當天，就由主管提醒一句：正式通知寄出前，先不要私下告訴客戶。這不是要隱瞞，而是讓公司有時間安排好接手人，客戶第一次聽到消息時，就能同時知道接下來由誰負責。

想接著往下延伸的話，可以看這篇：離職面談問不出真話？HR 最常犯的四個錯，加一套可以直接用的提問順序

人走了，客戶關係怎麼留住？

交接信只是開始，接手人前 30 天的跟進，決定客戶最後留不留。這段時間客戶會特別留意服務品質有沒有變。

比較有效的做法是在交接後的第一個月，安排接手人與客戶至少一次視訊會議，並在第一筆訂單或第一個交付完成後主動回報。讓客戶感受到「換了人，反而更用心」，是把危機變成加分的機會。

長期來看，也值得檢視一件事：如果每次有窗口離職，客戶關係就跟著搖晃，代表對外溝通的能力太集中在少數人身上。讓更多同仁有能力直接跟海外客戶溝通，是降低這類風險最根本的方法。

接手人前 30 天要做哪些事？

四個節點，從寄出通知信那天開始算。每一個節點都有一件要主動做的事，不要等客戶來找。

1. 第 1 至 3 天：寄一封自我介紹信，附上自己的背景與接下來兩週的工作安排，並約一次 20 分鐘的視訊
2. 第 1 週：完成視訊，逐一確認交接表上的進行中事項，當場記下客戶補充的需求
3. 第 2 至 3 週：完成第一個交付或回覆，例如報價、出貨確認或問題回報，主動寄進度更新
4. 第 4 週：寄一封簡短的回顧信，列出這個月完成的事與下個月的重點，請客戶回饋

第四週那封信很多人覺得多餘，其實效果最好。它讓客戶清楚看到交接已經完成，也給客戶一個正式的機會說出還有哪裡不放心。主管可以把這四個節點列入接手人的考核，讓跟進不靠個人自覺。

內部交接表要寫哪些欄位？

一家客戶一頁，七個欄位。交接表寫得完整，交接信才寫得具體；交接表空洞，接手人只能在信裡寫萬用句。

這份表建議由離職者在遞辭呈後一週內完成，主管檢查後交給接手人。表格不用漂亮，重點是每一欄都有實際內容，而不是「詳見信件」。

• 客戶基本資料：公司、主要窗口、決策者、窗口的職稱與時區
• 進行中事項：每一件的狀態、下一步、截止日
• 已承諾的條件：價格、交期、付款條件、任何口頭答應過的特殊安排
• 溝通習慣：偏好 email 還是視訊、回信速度、對哪些事情特別在意
• 過去發生過的問題：客訴、延誤、品質爭議，以及當時怎麼處理
• 內部關係人：這家客戶的案子還會牽動哪些部門、找誰
• 重要文件位置：合約、報價、會議紀錄放在哪個資料夾

第三欄最容易被漏掉，也最常出事。口頭答應過的事沒有寫下來，接手人不知道，客戶卻記得很清楚。主管在檢查交接表時，可以直接問一句「有沒有答應過客戶什麼還沒寫進合約的事」，常常會問出兩三件。

常見問題

離職通知客戶的英文信應該多長？

控制在一個螢幕內，大約 120 到 200 個英文字。五段各兩三句就足夠。太長的信客戶不會細讀，重要資訊反而被淹沒。

離職通知應該提前多久寄給客戶？

建議在確定接手人之後、離職日前至少兩週寄出。如果有大型專案或年度合約正在進行，提前到三到四週更穩妥，讓接手人有時間跟著參加一兩次會議。

一定要由離職的人自己寄嗎？

由本人寄出最好，因為客戶與他之間已經有信任。如果同仁已經離開或不方便，可以由主管寄出，但要在信中清楚說明接手安排。

可以一封信寄給所有客戶嗎？

不建議。每家客戶的進行中事項不同，用同一封信很難寫到重點。主要客戶建議個別寫，次要客戶可以用範本，但至少要改掉客戶名稱與一兩件具體事項。

客戶回信說「很可惜」，要怎麼回？

簡短感謝，然後再次把話題帶回接手人。例如 Thank you for your kind words. I’m confident Amy will take great care of your account. 這樣既有禮貌，也讓關係順利轉移。

離職的同仁可以留私人聯絡方式給客戶嗎？

要看公司規定與競業約定，建議由 HR 事先說明。多數公司不鼓勵在正式通知信中留私人聯絡方式，避免客戶日後繞過接手人直接找前窗口。

同仁英文不好，寫不出這封信怎麼辦？

短期可以由主管協助潤稿，長期則要讓直接面對客戶的同仁具備書面溝通能力。這類信件屬於高頻、高影響的場景，是英文訓練最該優先練的內容之一。

HR 在離職交接中扮演什麼角色？

建立流程，而不是代寫信件。HR 可以把交接表、對外口徑、寄信時點與檢查清單做成固定流程，讓每次離職都照同一套走，不必靠當事人的經驗與記性。

參考資料

• Gallup｜This Fixable Problem Costs U.S. Businesses $1 Trillion（2019）