勞資會議英文怎麼說？外籍同仁也看得懂的開會通知、議程與會議紀錄範本

人資專員準備下個月的勞資會議，照例在公告欄貼出開會通知。隔天，一位德國籍的資深工程師來問：這張公告寫的是什麼？他上個月剛當選勞方代表，卻看不懂開會通知，也不知道會議要討論哪些議案。

隨著外籍專業人才增加，這樣的情況越來越多。勞資會議的開會通知、議程、會議紀錄如果只有中文，外籍同仁就算當選代表，也很難真正參與。HR 要準備英文版，第一個問題就是：勞資會議的英文到底怎麼說？

這篇整理勞資會議相關的英文說法，依《勞資會議實施辦法》的規定，附開會通知、議程與會議紀錄三種英文範本，以及主持會議時的常用句子。

本文重點

• 勞資會議的英文是 labor-management meeting，勞動部官方英譯的法規名稱為 Regulations for Implementing Labor-Management Meeting
• 依法至少每三個月開一次，開會通知要在會議七日前發出，提案要在三日前分送代表
• 議程分報告事項、討論事項、建議事項三大類，英文可以寫成 Reports、Discussion Items、Proposals
• 會議紀錄有七項法定內容，做成中英對照版本，外籍代表才能確認自己同意的是什麼

想讓外籍同仁更快融入公司的溝通與決策，可以先下載 HR 企業留才攻略，裡面有新進同仁融入計畫與留任風險評估表，適合跟勞資會議的雙語化一起規劃。

勞資會議的英文怎麼說？

勞資會議的英文是 labor-management meeting。勞動部法規查詢系統將《勞資會議實施辦法》英譯為 Regulations for Implementing Labor-Management Meeting，公司內部文件可以直接沿用這個說法。

有些公司會寫成 labor-management council 或 employee council，意思接近，但跟官方用語不同，容易讓外籍同仁以為是另一種組織。如果團隊經常需要處理這類正式文件，先幫團隊做一次免費的員工英語程度健檢，看看 HR 與行政同仁的書面英文需要補強到什麼程度。

勞資會議常用的英文單字有哪些？

下面十二個說法，涵蓋了勞資會議從選舉、開會到紀錄的主要用語。建議做成一張中英對照表，跟開會通知一起發給外籍代表。

• 勞方代表：labor representative
• 資方代表：management representative
• 候補代表：alternate representative
• 主席：chairperson
• 開會通知：meeting notice
• 議程：agenda
• 提案：proposal 或 motion
• 決議：resolution
• 臨時動議：extraordinary motion，口語上也常用 any other business
• 列席：attend as a non-voting participant
• 會議紀錄：minutes
• 公假：official leave

勞資會議和工會有什麼不同？英文要怎麼區分？

勞資會議是勞資雙方同數代表組成的協商平台，工會是勞工自己組成的團體。英文分別是 labor-management meeting 與 labor union，不要混用。

外籍同仁常把兩者搞混，因為有些國家沒有勞資會議這種制度，只有工會或員工代表會。說明時可以補一句：The labor-management meeting is a regular meeting where labor and management representatives discuss working conditions together. 先讓外籍同仁理解制度的定位，他們在會議裡才知道自己能做什麼。也可以補充說明勞資會議的決議應由雙方本於誠實信用原則履行，讓對方知道這不是形式上的座談，而是有實際效力的協商。

勞資會議依法要怎麼開？規定重點整理

依《勞資會議實施辦法》，勞資會議至少每三個月舉辦一次，必要時可以召開臨時會議。代表人數、選舉方式、通知期限與紀錄內容都有明確規定。

準備英文版文件之前，先把法規重點掌握清楚，英文才寫得準。HR 如果想把勞資會議的雙語文件納入年度的內部溝通規劃，預約一次免費專家諮詢，顧問可以一起看哪些文件最需要先處理。

• 代表人數：勞資雙方同數，視事業單位人數各為 2 至 15 人；100 人以上的事業單位，各不得少於 5 人
• 代表任期：4 年，勞方代表連選得連任，資方代表連派得連任
• 勞方代表資格：勞工年滿 15 歲有選舉及被選舉權，但代表雇主行使管理權的一級業務行政主管不得擔任
• 性別比例：單一性別勞工超過半數時，該性別當選的勞方代表不得少於應選總額的三分之一
• 主席：由勞資雙方代表各推派一人輪流擔任，必要時得共同擔任
• 決議門檻：雙方代表各過半數出席，協商達成共識後做成決議；無法達成共識時，須出席代表四分之三以上同意

辦法對勞方代表資格的規定是年滿 15 歲，並沒有排除外籍勞工。外籍同仁當選勞方代表是完全可能的，HR 要提早準備好英文文件。

勞方代表選舉的英文公告怎麼寫？

依辦法第 9 條，選舉前十日要公告投票日期、時間、地點及方式。有外籍同仁的公司，選舉公告也建議同步發英文版，讓每位有投票權的同仁都看得懂。

• Election of Labor Representatives for the 9th Labor-Management Meeting
• All employees aged 15 or above are eligible to vote and to run as candidates.
• Voting Date: January 20, 9:00 a.m. to 5:00 p.m.
• Location: HR Office, 3rd Floor, or online through the internal voting system
• Number of Seats: 5 labor representatives and up to 5 alternate representatives

公告裡最好加一句說明勞資會議是什麼。外籍同仁如果不理解這個制度，就不會想參選，也不會認真投票。一兩句簡單的說明，就能提高外籍同仁的參與意願。

代表選出來之後還要做什麼？

依辦法第 11 條，代表選派完成後，事業單位應將代表及勞方候補名單於十五日內報請當地主管機關備查。遞補、補選、改派或調減時也要報備。

報備文件用中文即可，但建議同時寄一封英文信給外籍代表，說明任期、職權與第一次開會的時間。代表任期長達四年，第一封說明信寫清楚，後面四年的溝通都會順很多。信裡也可以附上本文的中英對照用語表，讓對方提早熟悉會議會用到的詞彙。

勞資會議的英文開會通知怎麼寫？

開會通知要在會議七日前發出，寫清楚屆次、時間、地點與議程，提案則要在會議三日前分送各代表。英文版的內容跟中文版一致，同一天發出。

開會通知是外籍代表第一份會收到的文件，寫得清楚，對方就能提前準備意見。想讓 HR 與行政同仁熟悉這類正式公文的英文寫法，免費申請 30 天企業培訓體驗，可以直接用公司的開會通知當練習素材。

英文開會通知的範本

主旨寫清楚屆次與日期，內文用條列。主旨可以寫 Notice of the 3rd Labor-Management Meeting of the 8th Term, December 18。

• Dear Representatives,
• The 3rd Labor-Management Meeting of the 8th Term will be held as follows.
• Date and Time: Thursday, December 18, 2:00 to 4:00 p.m.
• Location: Conference Room A, 5th Floor
• Agenda: Please see the attached file. Proposals will be sent to all representatives by December 15.
• If you are unable to attend, you may submit your written opinions to HR before the meeting.

最後一句對應的是辦法第 19 條：代表因故無法出席時，得提出書面意見。把這個權利寫進英文通知，外籍代表就知道就算不能到場，意見也能被納入。

開會通知要發給誰？

發給全體勞資雙方代表，候補代表與預定列席人員也建議一併通知。列席人員是指與議案有關、受邀說明的同仁。

辦法第 14 條規定，勞資會議得議決邀請與議案有關的人員列席說明或解答有關問題。列席人員可以發言，但不參與決議。如果議案涉及外籍同仁的工作條件，例如外籍人員的住宿補貼或返鄉假，可以考慮邀請相關的外籍同仁列席，讓會議直接聽到當事人的說法。

勞資會議的英文議程怎麼列？

依辦法第 13 條，議事範圍分為報告事項、討論事項、建議事項三大類，英文議程照這個順序列。工作規則的訂定與修正也可以列入議事範圍。

議程是外籍代表準備發言的依據。每一項的英文寫得具體，對方才知道哪些議題跟自己有關。主管若想讓外籍同仁在會議中能用中文跟上討論，也可以同步規劃華語課程，了解服務細節時可以一起詢問英語與華語課程的安排方式。

1. Reports（報告事項）：上次會議決議事項辦理情形、勞工人數與異動及離職率、生產計畫與業務概況、勞工活動福利與工作環境改善
2. Discussion Items（討論事項）：協調勞資關係與促進勞資合作、勞動條件、勞工福利籌劃、提高工作效率、代表選派及解任方式、勞資會議運作
3. Proposals（建議事項）：勞資雙方代表提出的建議
4. Extraordinary Motions（臨時動議）：會議當場提出的議案
5. Adjournment（散會）

勞方代表提案的英文怎麼寫？

一份提案寫四個部分：案由、說明、建議辦法、提案人。英文分別是 Subject、Background、Proposed Action、Proposed by，格式固定，外籍代表也能照著寫。

• Subject: Adjusting the overtime approval process
• Background: Overtime requests currently need three levels of approval, which often delays urgent work.
• Proposed Action: Reduce the approval to the direct manager for requests under four hours.
• Proposed by: Labor Representative Anna Müller, R&D Department

把提案格式做成中英對照範本，放在公司內部系統，外籍代表要提案時就不用從零開始。格式統一之後，HR 整理議程也會省下不少時間。提案依規定要在會議三日前分送各代表，範本裡可以直接註明這個期限，提醒提案人提早送件。

報告事項的英文怎麼寫？

每一項報告用一句英文標題加一兩句摘要，數字直接寫出來。下面是常見報告事項的英文寫法。

• Follow-up on the resolutions of the last meeting
• Workforce update: headcount, new hires, resignations and turnover rate
• Business update: production plan, business overview and market conditions
• Employee activities, benefits and workplace improvements

勞工動態那一項建議附上簡單的數字表格。數字不需要翻譯，外籍代表一看就懂，這是雙語文件裡最省力也最清楚的部分。表格欄位名稱用中英並列即可。

勞資會議的英文會議紀錄怎麼寫？

依辦法第 21 條，會議紀錄要記載七項內容，並由主席及記錄人員分別簽署，發給出席及列席人員。英文版的欄位照這七項設計即可。

會議紀錄是最容易產生爭議的文件，因為它記下了雙方同意的內容。中英對照版本可以讓外籍代表確認紀錄與自己的理解一致。想讓記錄人員練熟英文會議紀錄的寫法，申請 30 天企業培訓體驗，請外師用實際的紀錄格式帶著練。

• Term and Session：會議屆、次數
• Date and Time：會議時間
• Location：會議地點
• Attendees and Non-voting Participants：出席、列席人員姓名
• Reports：報告事項
• Discussion Items and Resolutions：討論事項及決議
• Extraordinary Motions and Resolutions：臨時動議及決議

決議的英文怎麼寫才清楚？

一個決議一句話，寫清楚決定了什麼、誰負責、什麼時候完成。不要只寫「照案通過」，外籍代表讀了不知道通過的是什麼。

• Resolution: The proposal to adjust the overtime approval process was approved. HR will announce the new process by January 15.
• Resolution: The proposal on the employee travel subsidy was not approved and will be discussed again at the next meeting.
• Resolution: A task force will be set up to review the shift schedule and report at the next meeting.

第三句對應辦法第 15 條，勞資會議得設專案小組處理有關議案。用英文寫清楚專案小組的任務與回報時間，外籍代表才知道後續怎麼追蹤。

會議紀錄什麼時候發出比較好？

辦法規定紀錄要發給出席及列席人員，但沒有規定期限，實務上建議在會後一週內發出。拖得越久，大家對會議內容的記憶越模糊，確認起來越困難。

有外籍代表時，建議先發英文草稿請對方在三個工作天內確認，再定稿簽署。這樣做多花幾天，卻能避免日後對決議內容各說各話。辦法第 22 條也規定，勞資會議的決議應由事業單位分送工會及有關部門辦理，紀錄定稿得越快，決議也就越早開始執行。

這個題目如果想看得更完整，可以看這篇：員工中文內訓怎麼規劃？外籍同仁華語課程的分級、課表與驗收

勞資會議有外籍代表時，會議怎麼進行？

文件雙語、發言時重點口譯、紀錄會後雙語確認。不一定要全程口譯，但每個議案的結論要確保外籍代表聽懂了。

實務上，多數公司沒有專職口譯的預算，比較可行的做法是指定一位英文流利的同仁協助，在每個議案討論完時用英文摘要一次。主席也可以學幾句英文主持用語，讓外籍代表感受到自己是會議的一份子。HR 想先了解團隊裡誰有能力擔任這個協助角色，預約專家諮詢時可以請顧問建議評估方式。

主席可以用哪些英文句子主持會議？

開場、進入議案、徵詢意見、表決、散會，五個時刻各一句就夠。主席用英文說這幾句，會議的氣氛就會很不一樣。

• Good afternoon, everyone. Let’s begin the 3rd meeting of the 8th term.
• Let’s move on to Discussion Item 2: the overtime approval process.
• Does anyone have any comments or questions on this proposal?
• Since we have reached a consensus, this proposal is approved.
• That concludes today’s meeting. Thank you all for your time.

外籍代表想發言但中文不夠好怎麼辦？

讓對方用英文發言，由協助的同仁摘要成中文。重點是讓意見被完整聽到，不是要求每個人都用同一種語言。外籍代表若有書面意見，也可以事先用英文寫好，由 HR 在會前翻譯成中文附在議程裡。

依勞動部統計，截至 2026 年 9 月底，台灣外國專業人員的有效聘僱許可已有 58,549 人次。外籍同仁參與公司的決策機制，會越來越常見。長期來看，讓 HR 與主管具備英文主持與紀錄的能力，同時讓外籍同仁學習職場華語，雙向一起進行，溝通成本才會真正下降。

關於這一段的前置準備，可以看這篇：年中人才盤點怎麼做？HR 七月該完成的三件事，決定下半年留才成敗

HR 準備雙語勞資會議，要依序完成哪些事？

六個步驟，從建立對照表開始，到會後雙語紀錄歸檔為止。第一次準備比較花時間，之後每季沿用同一套格式就很快。

這套流程的關鍵在於 HR 與記錄人員能不能穩定產出清楚的英文文件。如果想讓這幾位同仁在一季內練熟正式文件的寫法，免費申請 30 天企業培訓體驗，用下一次勞資會議的真實文件當作練習題。

1. 建立中英對照用語表：把本文的單字表改成公司版本，內部統一用語
2. 製作雙語文件範本：開會通知、議程、會議紀錄各做一份中英對照範本
3. 會前七日發出雙語通知：中英文版同一天發出，提案在三日前分送
4. 指定會議協助人員：一位英文流利的同仁負責重點摘要與外籍代表的發言轉述
5. 會後雙語確認紀錄：紀錄草稿先請外籍代表確認英文版內容，再由主席與記錄人員簽署
6. 報備與歸檔：代表選派完成後十五日內報請主管機關備查，紀錄依公司規定歸檔

第五步最常被省略，卻最重要。外籍代表確認過英文紀錄，日後對決議內容有疑問時，才有共同的依據。第一步的用語表也值得多花一點心思，同一個概念在不同文件裡用同一個英文說法，外籍代表讀起來才不會困惑。例如決定用 labor representative，就不要在別的文件改寫成 employee delegate。

常見問題

勞資會議的英文是 labor-management meeting 嗎？

是。勞動部法規查詢系統將《勞資會議實施辦法》英譯為 Regulations for Implementing Labor-Management Meeting，公司內部文件可以沿用 labor-management meeting 這個說法。

勞資會議多久要開一次？

依辦法第 18 條，至少每三個月舉辦一次，必要時得召開臨時會議。英文可以說 The labor-management meeting is held at least once every three months。

外籍員工可以當勞方代表嗎？

辦法規定勞工年滿 15 歲就有選舉及被選舉權，並沒有排除外籍勞工。但代表雇主行使管理權的一級業務行政主管不得擔任勞方代表，這點不分國籍都適用。

勞資會議的文件一定要有英文版嗎？

法規沒有要求，但有外籍代表時強烈建議準備。代表看不懂文件，就無法真正行使職權，會議也失去了溝通的意義。就算目前沒有外籍代表，只要公司有外籍同仁，報告事項與決議也建議提供英文摘要，讓所有同仁都知道會議決定了什麼。

會議紀錄的英文是 minutes 還是 records？

正式會議紀錄用 minutes，例如 the minutes of the labor-management meeting。records 比較常用來指一般的檔案或紀錄資料。要注意 minutes 在這個意思下固定用複數，寫成 the minutes are attached，而不是 the minute is attached。

臨時動議的英文怎麼說？

正式文件可以寫 extraordinary motion，議程上也常用 any other business。兩者都指議程以外、會議當場提出的議案。主席要開放臨時動議時，可以說 Are there any extraordinary motions before we close the meeting?

勞資會議代表出席會議算上班時間嗎？

依辦法第 12 條，勞資會議代表依法出席勞資會議，雇主應給予公假。英文可以說 Representatives are granted official leave to attend the meeting。

HR 自己的英文不夠好，要怎麼準備這些文件？

先用本文的範本建立固定格式，再請英文流利的同仁協助校對。長期來看，HR 與行政同仁經常需要處理外籍同仁的文件與溝通，安排一段針對職場書面英文的訓練，會比每次臨時找人幫忙更有效率。

參考資料

• 勞動部勞動法令查詢系統｜勞資會議實施辦法（103 年 4 月 14 日修正）
• Ministry of Labor｜Regulations for Implementing Labor-Management Meeting
• 勞動部統計處｜表 12-11 外國專業人員：按核准機關及國籍分（115 年 9 月底）