母語者都這樣寫英文信——6 個你可以馬上偷學的替換句

2026.6.30文/TutorABC - 線上教育全球領先者

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母語者都這樣寫英文信——6 個你可以馬上偷學的替換句

這些句子你每天在用，但母語者早就看膩了

2026/07/01 閱讀約 5 分鐘程度：B2｜多益 785–899 分單字數：10 個

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邊聽邊學 — 點開音檔，5 分鐘認清你在用的職場英文地雷

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“You spent 30 minutes crafting the ‘perfect’ professional email… but to a native speaker, it reads like a robot wrote it.”

你有沒有這種經驗——花了半小時寫一封「很正式」的英文信，結果對方看完只覺得你是翻譯機？今天這集，我們來拆解 6 個台灣人超常用、但母語者看了會皺眉的英文信地雷句，以及真正自然的替代說法。

地雷 01

Hope this email finds you well.

這句話本身沒有文法錯誤，但問題是——每一封信都這樣開頭。現在連 AI 寫信都預設這句，母語者的收件匣裡幾乎每天都看到，早就成了沒有任何溫度的公式。

更糟的是，”finds you well” 這個用法在口語中根本不存在，只活在電子郵件的開頭，讀起來非常制式。

改這樣說：
I hope you’re having a good week. → 有時間感，比較像真人說的話
Thanks for getting back to me! → 有來有往時直接進入正題
或者，直接省略開場白，從主旨開始說 → 母語者其實很欣賞這種直接

地雷 02

Per my last email…

這句話的表面意思是「如我上封信所說」，但在職場英文裡，它幾乎是被動攻擊的代名詞。母語者看到這句話，第一反應通常是：「這個人在說『你到底有沒有在看我的信』。」

語氣問題不在於單字本身，而在於這句話的潛台詞——帶著明顯的不耐煩，就算你不是這個意思，對方也很容易這樣解讀。

改這樣說：
As I mentioned, the deadline is Friday. → 直接重申，不帶刺
Just to recap: we agreed on… → 用 recap 語氣，像在幫對方整理，不是在怪對方

地雷 03

Kindly reply at your earliest convenience.

“Kindly” 這個字在台灣、印度、東南亞的英文書信裡非常常見，感覺很有禮貌。但在美式職場語境中，這個字讀起來反而冷漠、甚至有點傲慢——像是長官在命令下屬，而不是兩個平等的對話者。

另外 “at your earliest convenience” 雖然本意是「方便時盡早」，但加上 “kindly” 之後整句顯得過度正式，反而讓人覺得你在裝。

改這樣說：
Could you get back to me by Thursday? → 有具體截止，清楚又直接
Let me know when you get a chance. → 輕鬆但明確，適合內部溝通

地雷 04

Touch base / Circle back

這兩個詞本身不算錯，母語者確實在用——但用到爛掉了。根據 Glassdoor 2024 年的職場術語票選，“circle back” 直接拿下第三名最讓人煩躁的職場用語，連英美母語者自己都在抱怨這個詞。

問題在於這兩個詞非常模糊：touch base 到底是要開會、打電話、還是傳訊息？Circle back 是什麼時候回來？說了等於沒說，反而增加溝通成本。

改這樣說：
Can we sync on Thursday at 3pm? → 直接約時間
I’ll follow up with you after the meeting. → 清楚說明什麼時候、怎麼跟進

地雷 05

Please do the needful.

這句話在南亞英語（尤其是印度職場）非常普遍，意思是「請做該做的事」。但對美式或英式母語者來說，這句話完全看不懂——needful 是什麼？該做什麼？

就算對方大概猜得到意思，這句話也會讓你的信顯得不夠專業，因為它沒有說清楚你要對方做什麼具體的事。

改這樣說：
Please process the invoice by end of day. → 說清楚要做什麼
Could you confirm receipt of this email? → 具體、明確

地雷 06

I just wanted to check in / I just wanted to let you know…

“I just” 是英文寫作裡最常見的弱化語（hedge）。加了 “just”，你的句子聽起來像在道歉自己打擾對方，反而讓訊息失去力道。

這個習慣很多人有，特別是非母語者——以為加了 “just” 比較有禮貌，但實際上只是讓自己聽起來沒有自信。

改這樣說：
I’m checking in on the proposal we discussed. → 直接，有自信
Quick update: the timeline has changed. → 乾淨俐落，不用道歉式開場

本集 10 個單字總整理

hedge

n./v.

弱化語；模糊表達

passive-aggressive

adj.

被動攻擊的

cliché

n./adj.

陳腔濫調

recap

v./n.

摘要、重述重點

sync

同步、對齊（開會確認）

assertive

adj.

積極自信的

vague

adj.

模糊、不明確的

jargon

行話、術語

follow up

v. phr.

追蹤、後續聯繫

tone

語氣、調性

互動測驗

地雷辨識測驗 — 選出正確答案

共 5 題，點擊「顯示解答」確認答案與解說。

1. 哪句開頭最自然、不像機器人寫的？

AHope this email finds you well.

BI hope you’re having a good week!

CI trust this email finds you in good health.

DGreetings and salutations.

顯示解答

正解：B — “I hope you’re having a good week” 有時間感、像真人說話；其他三句都是制式 cliché，C 和 D 更是過度正式。

2. 同事忘了看你的上一封信，你怎麼提醒最不帶刺？

APer my last email, I already explained this.

BAs I mentioned, the deadline is this Friday.

CKindly refer to my previous correspondence.

DDid you even read my email?

顯示解答

正解：B — “As I mentioned” 直接重申重點，語氣中性；A 的 “per my last email” 帶有被動攻擊語氣，C 太正式，D 太直白失禮。

3. “Please do the needful.” 對美式母語者來說最大的問題是？

A語氣太強硬

B文法有錯誤

C意思不夠具體，對方不知道要做什麼

D太口語化

顯示解答

正解：C — “the needful” 對美式母語者來說語意不清，不知道要做什麼具體的事。

4. 想約對方開會對齊進度，哪句最直接清楚？

ALet’s touch base soon.

BWe should circle back on this.

CCan we sync on Thursday at 3pm?

DWe need to align our synergies.

顯示解答

正解：C — 有具體時間，讓對方馬上知道你要做什麼；A 和 B 模糊，D 是典型過度 jargon 的反面教材。

5. 以下哪句最能展現自信、不帶多餘道歉語氣？

AI just wanted to check if you had a chance to review…

BI was wondering if maybe you could possibly look at…

CI’m following up on the proposal — could you get back to me by Thursday?

DSorry to bother you, but I just wanted to ask…

顯示解答

正解：C — 直接說明目的並給出具體截止時間；A、B、D 都堆疊了 hedge，把訊息的力道削弱了。

語氣對了，信才有效果。

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English Shots · Office English · by TutorABC · 2026/07/01

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